مدیریت تردد پرسنل بدون نیاز به خرید دستگاه حضور و غیاب
چرا هنوز بسیاری از کسب‌وکارها به دستگاه‌های حضور و غیاب سنتی وابسته‌اند؟
تصور کنید مدیر یک سازمان یا یک کسب و کار متوسط هستید. در پایان هر ماه، هنگام بررسی داده‌های حضور و غیاب برای محاسبه حقوق و دستمزد با مشکلات تکراری از جمله فراموشی ثبت ورود یا خروج، خرابی دستگاه، قطعی برق و… مواجه هستید. از طرفی، سازمان شما علاوه بر نیروهای حاضر در محل، دارای تعدادی نیروی دورکار یا ترکیبی است و شما هیچ راه مطمئنی برای نظارت بر ساعت کاری آن‌ها ندارید. و در پایان هر ماه برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل مجبور هستید ساعت‌ها وقت بگذارید و حتی با کارمندان بحث کنید که آیا واقعاً سر کار بوده‌اند یا نه. سوالی که اینجا پیش می‌آید این است که آیا راه‌حل جایگزینی برای مدیریت بهینه تردد پرسنل وجود دارد یا نه؟ بر اساس نتایج بررسی‌ها و تحقیقات میدانی نشان می‌دهد سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه ساعت زن و نرم افزار تحت ویندوز پاسخگوی نیازهای حال حاضر سازمان‌ها نیست.
چرا استفاده از سیستم حضور غیاب مبتنی بر دستگاه پاسخگو نیست؟
هنوز هم بسیاری از افراد، استفاده از دستگاه ساعت زن فیزیکی را، تنها راه ثبت و مدیریت پرسنل می‌دانند و به این مدل سیستم عادت کرده‌اند. اما تغییرات بوجود آمده از جمله تغییرات سبک کاری در سازمان‌ها (دورکاری، کار ترکیبی، پروژه کاری و…) موجب شده که این روش پاسخگوی نیاز آن‌ها نباشد. فرض کنید کارمند شما در یک پروژه خارج از شرکت کار می‌کند و باید در بین شعب مختلف سازمان در تردد باشد. آیا او مجبور است هر روز برای ثبت ورود و خروج مجبور به مراجعه به دفتر اصلی است؟ یا مبنا را اعتماد برای خود اظهاری ساعات کاری او می‌دانید؟ این‌جاست که روش‌های سنتی دیگر پاسخگو نیستند.
1. هزینه‌های راه‌اندازی اولیه و نگهداری
در نگاه اول با خرید دستگاه حضور و غیاب تنها یبکار نیاز به هزینه کردن است، اما در واقع این فقط شروع ماجراست. چرا که علاوه بر قیمت اصلی دستگاه، هزینه های مربوط به نصب و راه‌اندازی، آموزش استفاده از سیستم و هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری و خدمات پشتیبانی از جمله دیگر هزینه‌هایی تحمیلی بر سازمان است که در نگاه اول به چشم نمی‌آید اما در دراز مدت مبلغ قابل توجهی است.
2. محدودیت‌های دستگاه‌های ساعت زنی
- خرابی دستگاه ( خرابی سنسور اثر انگشت، دوربین چهره و…)
- عدم عملکرد صحیح در شرایط مختلف ( تغییرات بازه نوری در دستگاه تشخیص چهره یا سردی هوا در دستگاه‌های اثر انگشتی)
- قطعی برق یا خرابی باتری داخلی دستگاه
- تقلب بخصوص در دستگاه‌های کارتی
- عدم مدیریت پرسنل دورکار، پرسنل سیار و ترکیبی
آیا راه جایگزینی برای دستگاه حضور و غیاب در مدیریت بهتر تردد پرسنل هست؟
با توجه به مشکلاتی که در بالا به آن اشاره شد آیا واقعاً هنوز هم باید به دستگاه‌های فیزیکی وابسته باشیم؟ آیا روشی وجود دارد که بدون نیاز به خرید دستگاه کنترل تردد گران‌قیمت، ثبت و مدیریت تردد را به‌صورت دقیق‌تر، ارزان‌تر و بدون خطا انجام دهیم؟
اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی، راهکاری هوشمندانه برای مدیریت تردد
راهکاری مدرن برای مدیریت حضور و غیاب، بدون نیاز به دستگاه، ساده‌ترین تعریفی که از اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی ارائه می‌شود. اگر به شما بگوییم که دیگر نیازی به خرید دستگاه‌های ساعت زن محدود و پردردسر ندارید و می‌توانید با یک اپلیکیشن آنلاین، حضور و غیاب کارمندان را به‌صورت دقیق، سریع و بدون تقلب مدیریت کنید، چه واکنشی خواهید داشت؟ تصور کنید بدون نیاز به خرید دستگاه ساعت زن و محدویت‌های آن، امکان ثبت دقیق تردد پرسنل را خواهید داشت و هیچ جای نگرانی برای ثبت تردد (حتی پرسنل دورکار)، خرابی دستگاه، محدودیت زمانی و مکانی در دسترسی به اطلاعات و… نخواهید داشت.
با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی، نه‌تنها از هزینه‌های اضافی خلاص می‌شوید، بلکه مدیریت حضور و غیاب را هوشمندتر، سریع‌تر و بدون خطا انجام می‌دهید. در واقع دسترسی راحتر به امکاناتی از جمله نظارت دقیق‌تر، کاهش تقلب، محاسبه اتوماتیک ساعات کاری و امکان انتقال اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد در یک داشبورد فراهم می‌شود.
مهمترین قابلیت‌های اپلیکیشن حضور غیاب آنلاین
- ثبت ورود و خروج از طریق گوشی موبایل
- تعریف لوکیشن‌های مختلف و استفاده از GPS برای اطمینان از موقعیت مکانی کارمند
- عدم نیاز به تهیه دستگاه حضور و غیاب و کاهش هزینه‌ها
- امکان دسترسی به اطلاعات بدون محدودیت زمانی و مکانی
- قابلیت تعریف انواع شیفت و گروه کاری
- امکان مدیریت ساعات کاری کارمندان دورکار، سیار و هیبریدی
- امکان گزارش‌گیری پیشرفته و آنالیز هوشمند
- امکان ثبت درخواست مرخصی و ماموریت
- دارای داشبورد در دو سطح مدیر و پرسنل
- دسترسی پرسنل به داده‌های تردد خود و شفاف سازی
- امکان تعریف قوانین پویا بر اساس نیاز و سیاست‌های کاری سازمان
- مانیتورینگ لحظه‌ای تردد پرسنل ( مناسب برای مدیران پر مشغله)
- قابل استفاده با دستگاه و بدون دستگاه
مقایسه سامانه حضور غیاب آنلاین و سیستم حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه
| ویژگی ها | اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی | حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه |
| هزینه راه‌اندازی و نگهداری | به صورت سالیانه و متناسب با تعداد پرسنل | هزینه خرید و پیاده سازی اولیه و پشتیبانی و نگهداری |
| مدیریت تردد پرسنل دورکار | دارد | ندارد |
| قابلیت خود اظهاری | دارد | ندارد |
| قابلیت تعریف شیفت کاری | دارد | دارد |
| محدودیت دسترسی | بدون محدودیت زمان و مکان در دسترسی | دارد و دسترسی تنها در محل نصب |
| مانیتورینگ آنلاین تردد | دارد بدون محدودیت زمان و مکان | ندارد |
| گزارش‌گیری پیشرفته | دارد ( در دو سطح پرسنل و مدیر) | تنها در سطح مدیر |
| هزینه آپدیت و به روزرسانی | ندارد | دارد |
| داشبورد پرسنل | دارد | ندارد |
| تعریف قوانین پویا | دارد | ندارد |
| درخواست مرخصی و ماموریت | دارد | ندارد |
چرا اپلیکیشن حضور غیاب نانوتایم 360 را انتخاب کنیم؟
آیا هنوز برای مدیریت حضور و غیاب، به دستگاه‌های پیچیده و پرهزینه تکیه دارید؟ با اپلیکیشن نانوتایم 360، بدون نیاز به خرید دستگاه و تجهیزات اضافی، می‌توانید حضور و غیاب کارکنان خود را با دقت بالا، از هر مکان و در هر زمان مدیریت کنید. دیگر نیازی به نگرانی درباره خرابی دستگاه‌ها، قطعی برق، تقلب در ثبت تردد یا مدیریت ساعات کاری کارمندان دورکار نیست. سامانه حضور غیاب نانوتایم 360 همه‌چیز را برای شما ساده، دقیق و کارآمد می‌کند.
- مدیریت حضور و غیاب با موبایل، بدون نیاز به دستگاه
با نصب اپلیکیشن بر روی گوشی شخصی پرسنل، امکان ثبت تردد بدون نیاز به استفاده از دستگاه ساعت زن و در لوکیشن‌های تعریف شده فراهم می‌شود. دیگر نگران عدم حضور در محل شرکت یا پروژه نباشید، از طریق داشبورد مدیریتی سامانه هیچ چیز از نظر شما پنهان نخواهد ماند و این به معنای مدیریت دقیق‌تر بدون وابستگی به مکان و زمان است.
- ثبت تردد بر اساس لوکیشن
امکان ثبت چندین لوکیشن مختلف، امکان مدیریت کارکنان شعب مختلف، کارکنان سایر و دورکار را فراهم می‌کند. همچنین امکان دسترسی به اطلاعات ثبت شده توسط دستگاه ساعت زن و اپلیکیشن موبایل بدون نگرانی از دست دادن اطلاعات وجود دارد. ثبت تردد بر اساس لوکیشن و GPS در لحظه و با دقت 100% انجام می‌شود.
گزارش‌های مربوط به خلاصه کارکرد و تردد پرسنل برای هر سازمانی از اهمیت بالایی برخوردارند، این گزارش‌ها دید روشنی نسبت به زمان تردد پرسنل، تأخیرها، اضافه‌کاری‌ها و مرخصی‌ها به شما می‌دهد. این اطلاعات نه تنها برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد استفاده می‌شود بلکه به شناسایی الگوهای کاری و انجام اصلاحات کمک می‌کند. به همین منظور امکان مشاهده گزارش خلاصه کارکرد در اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین 360 در دو سطح مدیر و پرسنل فراهم شده است. چنین قابلیتی علاوه بر بهبود شفافیت درون سازمانی از اختلافات احتمالی نیز جلوگیری می‌کند.
از مزایای سامانه حضور غیاب ابری نانوتایم امکان ثبت و مدیریت درخواست‌های مرخصی و تردد از طریق است. با استفاده از این قابلیت کارمندان بدون نیاز به مراجعه به واحد اداری از طریق داشبورد پرسنلی خود اقدام به ثبتدرخواست مرخصی، ماموریت، تاخیر و… می‌کنند. علاوه بر این، مدیران به راحتی می‌توانند وضعیت درخواست‌ها را پیگیری کنند و از فراموشی یا مغایرت‌های احتمالی در ثبت تردد جلوگیری نمایند. در نتیجه، این سیستم باعث کاهش خطاهای انسانی، افزایش شفافیت در فرآیندها و تسهیل مدیریت مرخصی‌ها و تردد می‌شود.
- قابل استفاده با دستگاه و بدون دستگاه
یکی از مهمترین قابلیت‌های سامانه حضور غیاب نانوتایم 360، امکان تلفیق اطلاعات ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب و اطلاعات ثبت شده در اپلیکیشن است. در صورت نیاز به استفاده از دستگاه، نگران پراکندگی و از دست دادن اطلاعات نباشید.
-
مدیریت ساده و سریع با داشبورد مدیریتی
دریافت گزارش‌ها، تنظیم شیفت‌ها و بررسی وضعیت حضور کارمندان همگی در یک داشبورد کاربرپسند قابل انجام است. تمام این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کند که تصمیمات سریع و دقیق‌تری بگیرید.
چرا اپلیکیشن نانوتایم انتخابی هوشمندانه است؟
نانوتایم این امکان را به شما می‌دهد که بدون نیاز به تجهیزات و سخت‌افزارهای اضافی، با دقت بالا و کمترین هزینه، حضور و غیاب کارمندان خود را مدیریت کنید. چه در دفتر باشید، چه در خانه، با استفاده از گزارش‌های دقیق و محاسبات اتوماتیک، همیشه به‌روز و مطمئن خواهید بود.
